序号

类目名称

保管期限

1

上级党组织有关党的建设针对学校的文件材料

永 久

2

党代会文件材料（大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话、照片、录音、参会名单、大会选举办法、选举结果和上级批复等）

永 久

3

党委会、党委扩大会、书记校长会、总支书记会会议纪要、决议

永 久

4

党委工作计划、年度工作总结

永 久

5

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永 久

6

党委负责人在校内的重要讲话稿和参加上级会议发言稿

永 久

7

党委工作简报

永 久

8

党委大事记

永 久

9

党委重要统计材料

永 久

10

党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

长 期

分类号：DQ12纪检

1

上级纪委关于纪检工作的文件（针对本校的）

永 久

2

纪委工作计划、年度工作总结、报告、调查材料及重要统计表

永 久

3

校纪委会议记录

长 期

4

党员处分、复查材料

长 期

分类号：DQ13组织

1

学校组织工作计划、年度工作总结、决定、报告、调查材料

永 久

2

学校组织机构设置、变动的报告及决定、批复

永 久

3

副处级以上干部名册

长 期

4

党员名册，各总支、支部委员名册

长 期

5

发展新党员、预备党员转正名册

长 期

分类号：DQ14宣传教育

1

学校宣传工作计划、年度工作总结、决定、报告

永 久

2

学校重大活动的剪报及图表

永 久

3

学生手册

永 久

4

学工处工作计划、年度工作总结、会议记录、纪要（或纪要）、大事记；重要请示及批复

永 久

5

学生思政工作典型调研报告，统计材料；简报及有关重大活动主要记录材料

长 期

分类号：DQ15统战

1

上级关于统战工作的批复文件

永 久

2

统战工作计划、年度工作总结、决定、报告、通告

永 久

3

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

永 久

4

学校人大代表、政协委员名单（册）及审批材料

永 久

5

台、港、澳和侨务工作材料

长 期

6

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

长 期

7

统战工作重要会议纪录

长 期

分类号：DQ16工会

1

上级有关工会的批复文件

永 久

2

工会工作计划、年度工作总结、报告、决定、重要通知、统计报表

永 久

3

全校教职工代表大会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言）

永 久

4

工会委员会会议记录、纪要

永 久

5

工会会员名册、基层工会干部名册

永 久

6

表彰工会先进集体个人材料、名单

永 久

7

妇女工作材料

长 期

分类号：DQ17团委

1

上级关于团委的批复文件

永 久

2

学校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）

永 久

3

学校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）

永 久

4

团委工作计划、年度工作总结、各类简报

长 期

5

团员名册、团干部名册

长 期

6

学生会文件材料

长 期

序号

类目名 称

保管期限

1

上级针对学校的行政管理及批复文件

永 久

2

学校下发的红头文件

永 久

3

全校性的规章制度

永 久

4

学校年度工作计划、工作总结、报告

永 久

5

理事会、校务会、校长书记会会议纪要

永 久

6

学校评估材料

永 久

7

教职工代表大会文件材料

永 久

8

学年报表及综合统计

永 久

9

学校大事记、简报、信息、动态及服装报

永 久

10

校史、校庆、校友工作材料

永 久

11

分院工作计划、总结、会议纪要、简报等

永 久

分类号：XZ12人事

1

上级针对学校人事工作的文件

永 久

2

学校机构设置、变动文件及干部任免文件材料

永 久

3

人事工作计划、年度工作总结

永 久

4

师资培养、管理工作计划、规定、总结

永 久

5

人事统计报表

永 久

6

教职工名册，

永 久

分类号：XZ13监察、审计

1

上级有关监察、审计工作的文件

长 期

2

监察、审计工作计划、年度工作总结、调查报告

长 期

3

监察、审计工作统计年报及重要报表

长 期

分类号：XZ14武装、保卫

1

保卫工作计划、年度工作总结、报告、调查材料、统计报表

永 久

2

学校师生员工案件侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

长 期

3

保卫工作简报

长 期

4

武装部工作统计年报及重要报表

长 期

5

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表

长 期

分类号：XZ15后勤总务

1

总务后勤工作计划、年度工作总结、报告、调查材料

长 期

2

总务后勤规章制度

长 期

3

师生员工健康状况调查材料及统计表

长 期

分类号： XZ16档案、图书、文博

1

档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报

永 久

2

档案室指南、全宗介绍

永 久

3

档案、图书、文博工作计划、年度工作总结、报告

永 久

4

档案、图书、文博部门与校外交流有关材料

长期

序号

类目名称

保管期限

1

上级下达的有关教学工作的文件材料（针对本校的）

永 久

2

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永 久

3

关于教学的规章制度、会议记录、调研报告、教学简报、总结

永 久

4

各种教学方面的统计报表

永 久

5

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

长期

6

学生运动会材料（总成绩、参加省级、全国运动会材料）

长期

分类号：JX12学科、专业与实验室建设

1

上级有关学科、专业设置及实验室建设针对学院的文件材料

永 久

2

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

永 久

3

学科、专业、实验室建设统计表

永 久

4

学科、专业、实验室计划、简报、总结材料

长 期

分类号：JX13招 生

1

上级有关学院招生计划、生源计划文件

永 久

2

新生名单、专业分班统计表

永 久

3

招生简章及招生宣传材料

永 久

4

招生工作计划及年度工作总结

长 期

分类号：JX14学籍管理

1

新生录取名册、新生入学登记表、学籍卡片、在校生名册

永 久

2

学生成绩总册

永 久

3

学生学籍变动材料（留级、休学、复学、退学）

长 期

4

学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班集体）

长 期

5

学生处分材料

长 期

分类号：JX15课程教学与教学实践

1

各专业教学计划、教学大纲

永 久

2

课程建设要求及安排、校历表、课程表

长 期

3

典型教案、重要备课记录

长 期

4

教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料

短期

分类号：JX16学 位

1

上级有关学位工作文件材料

长 期

2

学位评定条件、办法及计划、总结

长 期

3

学校学位申报、审批名单及有关材料

长 期

4

学位委员会授予各层次学位清册

永 久

分类号：JX17毕 业 生

1

上级有关学院毕业生文件

永 久

2

毕业生工作计划、年度工作总结、毕业生就业工作简报

永 久

3

毕业生正式分配方案及调派遣名册

永 久

4

各类学制毕业生名单及统计表、毕业生合影照片

永 久

5

毕业证、派遣证存根领取签收册

长 期

6

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材

长 期

分类号：JX18教 材

1

自编、主编教材

永 久

2

各类学制各专业使用教材目录

长 期

3

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

长 期

序号

类目名称

保管期限

1

本部门工作计划、总结、大事记、会议记录、纪要、简报，开展学术活动文件，与国外协作材料

长 期

2

科研行政管理文件材料

长 期

3

科研计划管理文件材料

长 期

4

科研成果管理文件材料

长 期

5

科研经费管理文件材料

长 期

6

申报科学基金及有关批复

长 期

7

学术工作（学术活动）材料

短 期

分类号：KY12科研项目

1

任务书、合同和协议书

永 久

2

研究报告和研制报告

永 久

3

专家评审意见、鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）和鉴定证书

永 久

4

课题工作总结

永 久

5

论文专著

永 久

6

工艺技术报告

永 久

7

配套的照片、底片和录像带等

永 久

8

设计的文字说明和图纸

永 久

9

数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框、图、计算结果

永 久

10

实验、测试、观测和调查的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料

永 久

11

课题研究计划和设计

长 期

12

开题报告与课题调研论证材料

长 期

13

研究工作阶段小结和年度报告

长 期

14

推广应用意见

长 期

分类号：KY13科研成果

1

科研成果登记表

永 久

2

科研成果报告表

永 久

3

科研成果奖励申报与审批材料

永 久

4

科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件

永 久

5

专利申请书或证书原件或影印件

永 久

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关基建工作的文件

长 期

2

基建工作规章制度

长 期

3

基建工作计划、总结、简报

长 期

4

基建工作总体规划

永久

5

基建工作年度（季度）总结、统计报表

永久

6

基建工程财务预、决算

长 期

7

全校性总体规划、设计总平面图

永久

8

水（含上下水）、电、气管道分布图

永久

9

地质勘探、地形测量材料

永久

分类号： JJ12-1可行性研究

1

项目建议书及批复

永久

2

可行性研究报告

永久

3

项目评估

永久

4

环境预测、调查报告

永久

5

设计任务书、计划任务书

永久

分类号：JJ12-2设计基础

1

工程地质、水文地质、勘测设计、勘测报告、地质图、勘测记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明

永久

2

地形地貌、控制点、建筑物、结构物及重要设施安装测量定位、观测记录

永久

3

水文、气象、地震等其他设计基础材料

永久

分类号：JJ12-3设计文件

1

初步设计

永久

2

技术设计

永久

3

施工图设计

短期

4

技术秘密材料、专利文件

永久

5

设计计算书

长 期

6

关键技术试验

永久

7

总体规划设计

永久

8

设计评价、鉴定及审批

永久

分类号：JJ12-4工程管理文件

1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久

2

承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永久

3

施工执照

永久

4

环保三同时、消防、卫生等文件、水电气供应协议书

永久

5

产权证书

永久

分类号：JJ12-5施工

1.

土地施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流和图纸会审纪要

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全

措施和施工工艺

（3）原材料及构件出厂证明和质量鉴定

（4）建筑材料实验报告

（5）设计变更、工程更改洽商和材料使用核定审批

（6）土建施工定位测量地质勘察

（7）地、岩试验报告、基础处理，基础工程施工图

（8）隐蔽工程验收记录

（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录和事故处理报告

（10）分项和分单位工程的抽量检查、评定

（11）交工验收记录证明

（12）竣工报告和竣工验收报告

短 期

长 期

长 期

长 期

永 久

永 久

永 久

永 久

永 久

长 期

长 期

永 久

2.

设备及管线安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底和图纸会审纪要

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件和设备代用审批

（3）焊接试验记录、报告、施工检验和探伤记录

（4）隐蔽工程检查验收记录

（5）强度和密闭性试验报告

（6）设备调试记录

（7）施工安装记录、安装质量检查、评定和事故处理报告

（8）系统调试和实验记录

（9）管线清洗、通水和消毒记录

（10）管线标高位置，坡度测量记录

（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定

（12）竣工报告、竣工验收报告

短 期

长 期

长 期

长 期

长 期

短 期

永 久

长 期

长 期

长 期

长 期

长 期

3.

电气、仪表安装施工报告

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底和图纸会审

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件和设备代用审批

（3）调试和整定记录

（4）性能测试和校核

（5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告

（6）操作和联动试验

（7）电气装置交接记录

（8）中间交工验收记录和工程质量评定

（9）竣工报告和竣工验收报告

短 期

长 期

长 期

长 期

长 期

短 期

短 期

长 期

长 期

分类号：JJ12-6 竣工验收

1

竣工验收报告

永 久

2

全部竣工图纸

永 久

3

质量评审材料

永 久

4

工程现场声像材料

永 久

5

竣工验收会议决议文件

永 久

6

工程概算、预算、决算

永 久

7

交付使用的固定资产

永 久

分类号：JJ12-7生产技术准备、试生产

1

技术准备计划

短 期

2

试生产管理和技术责任制

长 期

3

试车方案、产品技术参数、性能和图纸

短 期

4

设备试车、验收、运转和维护记录

长 期

5

安全操作规程和事故分析报告

长 期

6

技术培训材料

短 期

7

工业卫生和劳动保护材料

长 期

序号

类目名称

保管期限

1

本部门工作计划、大事记及报告总结等

长 期

2

有关仪器设备综合性统计材料

长 期

3

仪器设备管理的规章制度

长 期

4

仪器、设备购置计划和报告及经费分配方案

长 期

5

仪器和设备移交清册，设备仪器报废、调拨报告和批复

长 期

6

上级有关仪器、设备的政策，业务管理工作文件

长 期

分类号：SB11仪器设备项目

1

申购报告、计划和论证报告（论证会文件、记录等）

长 期

2

上级或主管领导批复和准购批示

长 期

3

定购合同（复印件）、会谈纪要和记录等

长 期

4

进口设备过程中有关的技术商务文件

长 期

5

开箱记录及装箱单

长 期

6

安装、调试记录和双方签字移交文件，保修单

长 期

7

验收报告及文件材料

长 期

8

索赔来往函件及结果文件

长 期

9

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

10

使用、检修和故障事故记录（设备履历书）

与设备共存

11

重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

12

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存

序号

类目名称

保管期限

1

有关出版工作的请示和上级批复

永久

2

本校编辑出版的规章制度和统计报表

永久

3

本部门的计划、报告、总结、 大事记、协议、合同和重要会议记录

长 期

4

上级对本校有关出版、学报和校报工作的文件

长 期

分类号：CB12-15 出版物项目

1

出版通知单、书刊和音像出版物样品

永久

2

有重要历史价值，科学价值，使用价值的书稿、《服装报》等

永久

3

反映学校教育质量和科研水平的《论丛》

永久

序号

类目名称

保管期限

1

外事工作统计报表等

永 久

2

学校外事工作规章制度、计划、总结、大事记和报告等

长 期

3

外事工作会议材料

长 期

4

上级关于外事工作的文件材料

长 期

分类号：WS12 出国（境）

1

出国（境）进修、留学取得学位和研究成果论文及各类证书（影印件）

永 久

2

出国（境）人员考察和访问材料

长 期

3

出国（境）讲学和研究人员有关材料

长 期

4

投寄国外的学术论文

长 期

5

国际学术会议论文

长 期

6

上级对出国（境）人员的有关文件材料

长 期

分类号：WS13 来校

1

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

永 久

2

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

长 期

3

外国党政官员和各类人士来校参观访问的文件材料

长 期

4

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

长 期

分类号： WS14 国际合作与会议

1

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料和记录

永 久

2

本校完成的国际合作项目和成果等材料

永 久

3

授予外籍人员名誉称号的材料

永 久

4

合作项目中国外单位完成项目和成果等材料

长 期

5

双方互赠的礼品及纪念品

长 期

分类号：WS15 外国留学生工作

1

录取审批材料

永 久

2

学籍登记表和学籍卡片

永 久

3

学生名册

永 久

4

学习情况和成绩及评语

永 久

5

学位论文学位证书复印件

长 期

6

教学计划、大纲和安排

长 期

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关财务会计工作的文件材料

永 久

2

财会档案移交、保管清册

永 久

3

财会档案移交或销毁清册

长 期

4

本校财务管理规定、计划、总结、请示和批复等文件

长 期

5

学校基金管理工作文件

短 期

6

有关财务管理方面的其他文件材料

短 期

分类号：CK12 会计报表

1

决算报表（含基建综合决算）

永 久

2

年度各种统计报表（含工资报表）

永 久

分类号：CK13 会计账簿

1

总账

永 久

2

日记账

其中：现金、银行存款日记账

短 期

长 期

3

预算内账簿（含明细账、分户或登记账）

短 期

4

预算外账簿（含明细账、分户或登记账）

短 期

5

学校专项基金账簿

短 期

6

固定资产明细账（卡片）（固定资产报废清理后保管5年）

短 期

分类号：CK14会计凭证

1

涉及债权和债务及未清理完毕的凭证

长 期

2

预算内各种原始凭证和记账凭证

短 期

3

预算外各种原始凭证和记账账单

短 期

4

学校基金各种原始凭证和记账凭证

短 期

5

银行存款余额调节表

短 期

6

会计拨款凭证及其他会计凭证

短 期

7

银行对外账单

短 期

分类号：CK15工资清册

1

工资发放名册

永 久

序号

类目名称

保管期限

1

学校全貌及主要建筑物的照片、磁盘、光盘

永 久

2

上级领导来校视察工作的讲话录音、照片和录像、磁盘、光盘

永 久

3

反映学校重大科技成果的照片、磁盘、光盘

永久或长期

4

校庆纪念活动领导讲话录音、照片和录像、磁盘、光盘

永 久

5

党代会、教代会、工代会、团代会、学代会的录音、照片、录像、磁盘、光盘

永 久

6

校领导在全校重要会议上的讲话录音、照片和录像、磁盘、光盘

永久或长期

7

重要外宾和外国专家、学者来校访问、讲学参观等活动的照片、录像、磁盘、光盘

永久或长期

8

历届毕业生的集体照片、磁盘、光盘

永 久

9

学校其他重大活动、重大事件的照片、录像、磁盘、光盘

永久或长期

10

开学典礼、毕业典礼的领导讲话、录音、照片、录像、磁盘、光盘

永久或长期

11

学校教职工、学生参加重大文艺演出等活动的照片、录像、磁盘、光盘

长 期

12

全校体育运动会的照片和录像、磁盘、光盘

长 期

序号

类目名称

保管期限

1

学校及各部门获市级以上（含市级）颁发的奖杯、奖状、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册和光荣册

永久或长期

2

机构变更和失效的印章（钢印、铜印、胶印、木印）

永久或长期

3

上级领导及社会知名人士为学校的题词、作画

永久或长期

4

建校以来使用过的校牌、匾及能反映学校发展有纪念意义的物品

永久或长期

5

校际交往中收受的礼品

长期或短期