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江西服装学院档案材料归档制度

档案是学校历史面貌的真实反映,做好档案业务基础建设,必须建立立卷归档制度,严格实行部门立卷归档制度,使各类档案材料完整、科学、系统的保存。

1.学校档案材料的归档范围是指在党政管理、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会等各项工作活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

2.各部门应完善立卷归档制度,要把文件材料的收集整理工作纳入教学、科研、基建、党政管理人员的职责范围,做到每项教学、科研、基建、党政管理都要有完整、准确、系统文件材料,并要按时立卷归档,任何人不得据为已有。

3.归档的文件材料应按照它们自然形成的规律,保持它们的内部联系,根据国家和高校档案的标准归卷,使案卷能正确地反映本单位各项工作活动,分类整理便于查找利用。

4.管理的档案要按照国家教委《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的要求整理组卷。立卷归档的案卷应填写好“卷内文件目录”、“案卷封面”、“案卷封底”的有关内容,并录入电脑。

5.归档的文件材料应做到质地优良、书绘工整,具有永久和长期保存价值的归档文件材料要逐件编页号,不得用铅笔和圆珠笔书写,必须符合规范和标准的要求。

6.学校党政部门和能按年度归档的部门尽量在本年度寒假前或次年五月将装订好的案卷移交学院档案室;各教学部门及按学年归档的部门在次年寒假前一个月将装订好的案卷移交学院档案室;科研、基建等部门应在项目完成后两个月内将装订好的案卷移交学院档案室;会计档案在会计年度终了之后,由财务部门保存四年,第五年向学院档案室移交。学校“润华奖”大赛、运动会及重大活动结束后应及时归档移交学院档案室。

7.学校档案室移交的案卷应编写“案卷移交目录”一式两份,并由交接双方在移交目录上签字,同时交电子稿。



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