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江西服装学院档案查(借)阅制度

一、学校档案主要为本院教学、科研、党政管理等各项工作需要提供利用。如外单位因工作需要,按有关规定办理手续,也可提供利用。对本校学生及外单位原则上不出借档案。

二、查阅档案应办理借阅手续,填写《档案利用登记簿》,还须办理一定手续方可借阅。

1.本校人员借阅本单位档案,一般持本单位领导签出的介绍信便可查阅。

2.查阅党委、校长办公会议记录须经书记、校长批准方可。

3.本校人员查阅科技档案,要经课题负责人或本人同意。会计档案限于专业人员查阅,借阅会计档案须经财务处负责人同意,由财务人员前来借阅。

4.利用其他部门档案,需持介绍信或证明,并经移交部门领导同意。

5.借阅密级档案,除按上述手续办理外,还需经校保密委员会领导审批。

6.外单位来校查阅档案,需持单位介绍信、工作证、身份证,说明查阅内容和目的,经校长办公室主任同意后,再按规定办理审批手续。

三、为了保证档案的完整与这安全,利用者一般应在档案阅览室阅览,少数特殊需要者,经批准方可暂进借出使用。

四、档案借出期限不超过一周。须按时归还,若因工作需要延长,应办理续借手续。

五、利用者在利用档案后,要及时填写《档案利用效果登记表》交档案室存查。

六、利用者必须对档案的安全、完整、保密负责,不得转借。如有丢失、损毁、涂改档案泄密等行为,视情节轻重给予处理直至追究法律责任。

七、凡需摘抄、复制档案材料,一般的由档案室负责人同意,机密以上的文件材料按校保密委员会有关规定办理。

八、档案归还时,工作人员应对案卷的数量和卷内文件仔细清点,检查无误后方予注销,如发现损毁丢失情况应及时报告学校领导,按规定严肃处理。

九、外单位人员利用本校档案,酌情收取档案咨询费和档案保护费。



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