各部门、各学院：

为了做好2023年度档案的归档工作，根据《高等学校档案管理办法》的规定，现就有关事项通知如下：

一、归档范围

1、凡本单位在2023年度工作活动中直接形成的，能反映本单位工作和活动的，具有一定保存价值的文字、照片、图表、声像、光盘等不同形式和载体的文件材料。

2、各单位文件材料归档的具体范围详见《江西服装学院各部门、学院（部）文件材料归档范围、保管期限、分类表》。

二、归档要求

1、各部门、各学院(部)要加强对档案工作的领导，高度重视立卷归档工作，做到思想重视、组织保证、人员到位，档案兼职管理员将应归档的各种材料收集齐全，整理后及时归档。

2、切实加强归档工作责任制，各部门、学院（部）和个人不得将档案据为己有或以任何借口拒归档案。

3、归档时收集的材料必须齐全完整，真实、全面、准确地反映活动全貌；整理时要遵循文件材料自然形成规律，保持材料之间的有机联系。

4、归档文件必须为加盖公章的原件，要求字迹清楚、干净整洁；确无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章。

5、本年度档案收集采取先电子、后纸质的方式，待本通知发布后30天内完成各部门、学院(部)电子档案资料的系统导入，档案馆审核通过后再将相应的纸质资料移交档案馆。

6、2024届毕业班合影照片须按要求归档。具体要求：规格7吋，每个班一张（含电子版），照片正面上方需注明班级，背面须附贴一纸，说明相应位置的师生姓名、摄影时间、地点、摄影者，照片须过塑。

7、本年度各学院优秀毕业设计（论文）须归档。

三、归档时间

1、2023年度党群、行政、教学、科研、外事、出版、图书、档案、基建、声像、电子、实物类文件材料以及财会类档案中的综合管性文件材料，按自然年度于2024年6月10日前归档。

2、科研、设备等项目的文件材料，在完成通过鉴定、验收后两个月内归档。

3、财会档案中的凭证、报表、账簿等由计划财务处保3年，期满后于次年6月底前归档。

4、各学院优秀毕业设计（论文）移交日期为2024年9月30日前（非优秀等级的不用移交）。

5、全校性重大活动的文件材料，在活动结束后的一个月内归档。

6、领导指定的或有特殊规定的文件材料随时归档。

四、联系方式

归档过程中如有任何问题或疑问，请联系档案馆郭秋兰、李舒禾，联系电话：87302745。

附件：江西服装学院部门档案移交目录表

江西服装学院档案馆

2024年4月28日